Bundesagentur für Arbeit steuert IT-Finanzmanagement

Über 160.000 vernetzte PC-Arbeitsplätze, 11.400 Server oder die Abwicklung von 18 Millionen Überweisungen monatlich belegen: Die Bundesagentur für Arbeit (BA) betreibt eine der größten IT-Systemlandschaften Deutschlands. Insbesondere die verlässliche Bereitstellung von IT-Dienstleistungen ist neben Größe und Komplexität eine besondere Herausforderung. Die BA-Informationstechnik, die sich aus der IT-Steuerung in der Zentrale der BA, dem IT-Systemhaus und einem Vor-Ort-Support zusammensetzt, sorgt mit 2.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch Bereitstellung von Technologie und Anwendungen für eine bedarfsgerechte Unterstützung des operativen Geschäfts der BA. Zur strategischen Steuerung und Weiterentwicklung der IT benötigen die Verantwortlichen der BA-Informationstechnik eine geeignete Werkzeug-Unterstützung für die IT-Finanzplanung, die IT-Budgetierung, den IT-Forecast, die IT-Mittelfristplanung, die IT-Kosten-/ Leistungsrechnung sowie die Kalkulation der IT- Verrechnungskosten. Ziel war es, den Gesamtbearbeitungsaufwand deutlich zu reduzieren. Im Rahmen eines europaweiten Ausschreibungsverfahrens entschied sich die BA Ende 2010 für die USU AG und ihre Produktsuite Valuemation.

Die implementierte Gesamtlösung eröffnet funktional und durch Schnittstellen zu anderen Systemen neue Möglichkeiten für das IT-Finanzmanagement. Durch die Arbeit auf einer einheitlichen Datenplattform ergeben sich für die Verantwortlichen Effizienzvorteile im Arbeitsalltag. Besonders wichtig ist die Aktualität der zur Verfügung stehenden Daten. Zukünftig liegen diese tagesaktuell vor. In einem Arbeitsschritt werden sowohl IT-Finanz- als auch die IT-Kostendaten der IT-Kosten-/ Leistungsrechnung erzeugt. Letztere werden dann für die IT-Kalkulation aufbereitet. Entsprechende Verrechnungsgänge lassen sich im System auf Knopfdruck mit den für die Kalkulation wichtigen Parametern wie Zuschlägen oder Abschlägen generieren.

Das Finanzmanagement für eine IT-Landschaft in unserer Größenordnung erfordert standardisierte, steuerbare Prozesse und aktuelle, transparente Daten. Mit Hilfe von Valuemation haben wir heute eine Gesamtschau von der IT-Finanzplanung über die IT-Ausgaben, die IT Kosten-/Leistungsrechnung bis hin zur IT-Kalkulation. Alles, was die IT zum Planen und Steuern benötigt, ist in einem System verfügbar.

Klaus Vitt,
CIO der Bundesagentur für Arbeit