Lizenzmanagement – Full Service Inklusive

Die organisatorischen Herausforderungen für multinationale Konzerne sind umfassend. Dies betrifft die Geschäfts-, aber auch die Unterstützungsprozesse in der IT. Die Deutsche Post DHL hat nach Analysen erkannt, dass der interne Aufwand für die Erstellung von Compliance-Bilanzen für 240.000 verantwortete Clients und Server massiv ist und nicht ohne erhebliche Investitionen umgesetzt werden kann. Es handelt sich zudem um eine sehr Know-how-intensive Tätigkeit, deren Bereitstellung über alle 1.029 Legaleinheiten des Konzerns auch aus fachlichen Gründen problematisch ist.

Auf Basis dieser Erkenntnis erfolgte die Ausschreibung eines Services, welcher das zentrale Ziel hat, pro Quartal eine konzernweit konsolidierte Lizenzbilanz zu erstellen. Hierbei war die verwendete Technologie insofern nachrangig, als dass die Einhaltung der entsprechenden Service-Vereinbarungen eine hochqualifizierte Lösung erfordert.

Aspera konnte die erfolgreiche Lösung formulieren, die seit Juli 2010 umgesetzt wird. Erfolgsfaktoren sind die Verwendung der Standardsoftware SmartTrack und aller Komponenten, 10 Jahre Erfahrung mit Lizenzmanagement als Service sowie die praktische Erfahrung in Projekten und Dauerbetriebsdienstleistungen.

Als Service werden nun quartalsweise die Compliance-Aussagen für sämtliche Clients und Server aller Legaleinheiten erstellt. Die Projekt-Leistungen der Aspera umfassten dabei das Prozessmodell inklusive der Rollendefinitionen. Fachliche Beratung, die Definition der Datenflüsse und -qualitäten sowie deren Überwachung, aber auch das Training der beteiligten Rollen gehörten ebenfalls zum Umfang. Der Gesamtaufwand betrug hierfür ca. 2,5 Personaljahre. Permanent liefert Aspera seit Projektbeginn Serviceleistungen im Bereich Kataloge (Standard- und individuelle Inhalte), der Bearbeitung von Inventarisierungsdaten und Lizenzeingängen sowie dem Qualitätsmanagement der Datenlieferungen im Umfang von 3,5 Vollzeit-Stellen pro Jahr.

Entscheidend für uns ist die Erkenntnis, dass  das  Angebot einer fachlich geeigneten Software allein nicht ausreicht, um die sich derzeit abzeichnenden Lösungserwartungen unserer Kunden zu bedienen. Die Integration aller für das Lizenzmanagement benötigten Leistungsbestandteile zu einem echten Service-Angebot zeichnet sich als Markt der Zukunft ab.

Bernhard Böhler,
Gründer Aspera GmbH