Software-Lizenzmanagement @ ÖBB

Die Österreichischen Bundesbahnen (ÖBB) sind der Inbegriff von Mobilität in der Alpenrepublik. Knapp 460 Millionen Fahrgäste nehmen pro Jahr die vielfältigen Services der ÖBB in Anspruch, um sicher und umweltfreundlich ans Ziel zu kommen. Eine komplexe, dezentrale und über die Jahre gewachsene Unternehmensstruktur stellten die Österreichischen Bundesbahnen vor besondere Herausforderungen beim Aufbau und der Umsetzung eines konzernweiten Software- Lizenzmanagements. Denn die einzelnen Gesellschaften nutzen an unterschiedlichen Standorten hunderte von Software-Produkten.

Über die Jahre gestaltete sich das Ermitteln dieser Daten sehr ressourcenintensiv und war durch die manuelle Tätigkeit auch fehleranfällig. Wichtigstes Ziel war es daher, ein zentral gesteuertes Tool- gestütztes Lizenzmanagement aufzubauen, das durch die transparente Datenbasis jederzeit die Compliance sicherstellte. Nach einer umfangreichen Marktevaluierung entschieden sich die Verantwortlichen für die Technologie und Expertise von Aspera.

Auf dem herausfordernden Weg zu einem ganzheitlichen Software-Lizenzmanagement hat die ÖBB inzwischen eine große Strecke zurückgelegt. Trotz einer heterogenen, komplexen IT-Landschaft und der schwierigen Datenbeschaffung konnten in einem längeren Prozess die organisatorischen und technischen Grundlagen hierfür gelegt werden. Inzwischen ist Lizenzmanagement im Unternehmen breit akzeptiert – ebenfalls ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Die Aspera-Software SmartTrack erlaubt heute den Zugriff auf aktuelle und transparente Lizenz-Daten. Dadurch gelingt es, bei anstehenden Audit-Anfragen rasch auskunftsfähig zu sein und mit Software-Herstellern wie Microsoft, Adobe oder Oracle auf Augenhöhe zu verhandeln. Dies führt nicht nur zu geringeren internen Audit-Aufwänden, sondern auch zu deutlich besseren Rahmenverträgen auf Basis der tatsächlichen Nutzung.

Der Erfolg dieses Projektes ist die Belohnung für die Gestaltung eines groß angelegten Umwälzungsprozesses. Neben erheblicher Zeit- und Kostenersparnis ist es uns gelungen, hohe Awareness für das Thema Software-Lizenzmanagement im Konzern zu schaffen.

Hirsa Navid,
Lizenzmanager