TUI InfoTec GmbH – We do SAM with a Smile

Seit 1997 bietet die TUI InfoTec GmbH IT-Services für die TUI GROUP an. Der weltweit führende Touristikkonzern erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2017/18 mit rund 70.000 Mitarbeitern einen Umsatz von 19,5 Milliarden Euro. Bislang waren die Softwarelizenzen nur produkt- und abteilungsspezifisch verwaltet worden. Entsprechend aufgeteilt waren auch die Verantwortlichkeiten hierfür. Dies und die teilweise Unvollständigkeit der Daten stellte die TUI InfoTec vor die Herausforderung, ihre Softwarelizenzen effizient zu verwalten. Nicht zuletzt stand ein Software-Audit an.

Das übergeordnete Ziel des Lizenzmanagement-Projektes war es, innerhalb eines halben Jahres ein umfassendes und durchgängiges Lizenzmanagement zu entwickeln. So sollten alle Lizenz- und Wartungsrechnungen sowie Lizenzverträge erfasst und die Auskunftsfähigkeit über den Lizenzbestand und dessen Nutzung auf den Maßstab eines Audits erhöht werden. Sowohl die Schaffung von Transparenz als auch die Sicherstellung der Compliance des jeweiligen Lizenzbestands für die drei größten Software Hersteller IBM, Microsoft und Oracle wurden als Meilensteine gesetzt.

Aspera gewann nach einer gründlichen Marktanalyse und einem Proof of Concept die Ausschreibung. Innerhalb Aspera wurde das Projektteam definiert, ein Vorgehensplan erstellt und das Projekt begann.

Heute existiert ein klar strukturiertes Lizenzmanagement in der Organisation, welches die vielfältige Infrastruktur berücksichtigt. Verschiedene Lizenzmodelle werden durch eine breit aufgestellte Scanner-Technologie erfasst und Verträge archiviert.

Wir vom Lizenzmanagement-Team waren alle nach dem Proof of Concept überzeugt, dass Smart-Track das richtige Tool für uns ist. Im Rahmen des Projektes konnten wir alles mit Aspera umsetzen. Die Flexibilität des Tools, aber auch die pragmatische Herangehensweise ist sehr gut in SmartTrack gelöst.

Uwe Lehmann,
Licensemanager